Dokumentumkezelés és nyomtatási infrastruktúra: papír vagy digitalizálás?
A modern vállalati működésben a nyomtatás és a digitalizáció már nem két külön világ. Egy jól kialakított dokumentumkezelés és dokumentumkezelési rendszer jelentősen csökkentheti a felesleges papíralapú folyamatokat – és velük együtt a felesleges nyomtatást is.
A cél azonban nem feltétlenül a teljesen papírmentes iroda.
Mert vannak dokumentumok, amelyeket érdemes digitálisan kezelni, és vannak helyzetek, amikor a papírnak továbbra is helye van. A lényeg, hogy minden dokumentum a megfelelő formában, a megfelelő helyen és a megfelelő módon legyen elérhető.
Ez pedig közvetlenül hatással van arra is, milyen nyomtatási infrastruktúrára van valóban szüksége a vállalatnak.
Tudta?
A nyomtatási költségek optimalizálásának első lépése sokszor nem egy új nyomtató beszerzése.
Hanem annak kiderítése, hogy mi történik a jelenlegiekkel.
Melyiket használják folyamatosan? Melyik áll szinte érintetlenül? Hol nyomtatnak feleslegesen? És melyik az a készülék, amelyik már régen megérdemelné a nyugdíjazást?
Az audit: előbb mérjünk, aztán döntsünk
Ha nem tudjuk pontosan, hol és hogyan keletkeznek a nyomtatási költségek, nehéz eldönteni azt is, hol érdemes változtatni.
A nyomtatási infrastruktúra audit éppen ezért nem a készülékek egyszerű megszámolásáról szól. A cél annak feltérképezése, hogyan működik a teljes rendszer a mindennapokban.
Az adatok alapján láthatóvá válhat, hogy:
- hol indokolt egy készülék cseréje,
- hol van túl- vagy alulméretezett kapacitás,
- mely területeken keletkeznek felesleges költségek,
- és hol érdemes a nyomtatás helyett digitális folyamatban gondolkodni.
A végeredmény ideális esetben egy olyan nyomtatási környezet, amely megbízható, költséghatékony, jól menedzselhető és a vállalat tényleges működéséhez igazodik.
Nem több nyomtató. Nem feltétlenül kevesebb.
Hanem pont annyi és olyan, amire valóban szükség van.
Tudja, valójában mennyibe kerül vállalatának a nyomtatás?
Erre a kérdésre nem érdemes becsléssel válaszolni.
Egy nyomtatási audit, állapotfelmérés vagy nyomtatópark-elemzés megmutathatja, hogyan működik jelenleg a rendszer, hol keletkeznek felesleges költségek, és milyen fejlesztési lehetőségek vannak.
A DR EPSON szakemberei a jelenlegi nyomtatási infrastruktúra feltérképezése után olyan megoldási javaslatot tudnak kialakítani, amely a vállalat tényleges igényeire és nyomtatási szokásaira épül.
Mert a cél nem egyszerűen az, hogy kevesebbet költsön nyomtatásra.
Hanem az, hogy egy kiszámíthatóbb, hatékonyabb és hosszú távon fenntartható nyomtatási rendszer működjön a háttérben – lehetőleg úgy, hogy a mindennapokban minél kevesebbet kelljen foglalkozni vele.
