Nyomtatási infrastruktúra optimalizálás: nem a több nyomtató a jobb
A nyomtatási infrastruktúra optimalizálás célja egyszerű: minden munkafolyamathoz a megfelelő készülék álljon rendelkezésre – ott és akkor, ahol valóban szükség van rá.
Egy kisebb irodában ehhez elegendő lehet néhány jól megválasztott multifunkciós berendezés. Egy nagyobb vállalatnál viszont már egészen más lehet a pénzügy, a logisztika, az ügyfélszolgálat vagy akár az egyes telephelyek nyomtatási igénye.
Ilyenkor nem az a kérdés, hogy „Hány nyomtatónk van?”, hanem inkább az, hogy „Jó helyen vannak, és arra használjuk őket, amire valók?”
Az optimalizálás során ezért szóba kerülhet:
- bizonyos készülékek összevonása,
- túlterhelt gépek kiváltása,
- kihasználatlan készülékek megszüntetése,
- korszerűbb technológia bevezetése,
- a készülékek elhelyezésének átgondolása,
- valamint a nyomtatási jogosultságok és folyamatok felülvizsgálata.
Nem feltétlenül az a jó nyomtatópark, amelyikben a lehető legkevesebb készülék működik.
Az a jó nyomtatópark, amelyikben megfelelő számú, megfelelő kapacitású készülék van a megfelelő helyen.
Mert az sem költséghatékony, ha egy drága, nagy teljesítményű berendezés napi húsz oldalt nyomtat – de az sem, ha egy kisebb irodai nyomtatótól várjuk el, hogy hősiesen kiszolgáljon egy komplett logisztikai részleget.
Managed Print Services: amikor nem Önök menedzselik a nyomtatót
A Managed Print Services (MPS), vagyis a menedzselt nyomtatási szolgáltatás lényege, hogy a vállalatnak ne kelljen napi szinten a nyomtatási infrastruktúra működtetésével foglalkoznia.
A szolgáltató nem egyszerűen akkor jelenik meg, amikor valamelyik készülék már segítségért kiált. Folyamatosan figyelemmel kíséri a nyomtatási környezet működését, és az adatok alapján segít annak optimalizálásában.
A nyomtató üzemeltetési szolgáltatás része lehet:
- a készülékek állapotának monitorozása,
- a karbantartás és hibakezelés,
- a kellékanyagok utánpótlása,
- a nyomtatási adatok elemzése,
- valamint az eszközpark fejlesztésére vonatkozó javaslatok.
Ennek egyik legnagyobb előnye, hogy a nyomtatás üzemeltetése tervezhetőbbé és átláthatóbbá válik, miközben kevesebb belső erőforrást igényel.
Ez különösen fontos lehet több telephely, nagyobb eszközpark vagy jelentős nyomtatási volumen esetén.
A cél végső soron nem az, hogy a vállalatnak minél többet kelljen foglalkoznia a nyomtatóival.
Hanem éppen az, hogy minél kevesebbet kelljen velük foglalkoznia – mert egyszerűen működnek.
