Nyomtatópark-üzemeltetés és költségoptimalizálás: hol folyik el észrevétlenül a pénz?
Ha megkérdezzük egy vállalatnál, mennyibe kerül a nyomtatás, általában gyorsan érkezik a válasz: tinta, toner, papír.
Pedig ez csak a történet egyik része.
A valódi nyomtatási költségekhez hozzátartozik a készülékek beszerzése, karbantartása és javítása, a kellékanyagok kezelése, az energiafogyasztás – és bizony a munkatársak ideje is.
Amikor valaki tizedszer próbál életet lehelni az irodai nyomtatóba, majd végül elindul két emelettel arrébb egy másik készülékhez, az nemcsak bosszantó. Munkaidőben és pénzben is mérhető veszteség.
Éppen ezért a nyomtatópark üzemeltetés jóval többet jelent annál, hogy „a nyomtatók működjenek”.
Egy jól megtervezett és monitorozott nyomtatási infrastruktúra átláthatóbbá teszi a költségeket, csökkentheti a felesleges kiadásokat, és még az irodai békéhez is hozzájárulhat. Mert egy nyomtató, amely akkor működik, amikor szükség van rá, meglepően sokat tud tenni ezért.
Mit jelent valójában a nyomtatópark üzemeltetés?
A vállalati nyomtatópark üzemeltetés alapja, hogy a szervezet nyomtatási környezetét ne különálló készülékek halmazaként, hanem egységes rendszerként kezeljük.
Egy nagyobb vállalatnál többféle nyomtató és multifunkciós berendezés működhet, különböző terheléssel. Előfordulhat, hogy az egyik készülék egész nap megállás nélkül dolgozik, miközben a folyosó másik végén egy másik leginkább dekorációs feladatokat lát el.
És mindkettő pénzbe kerül.
A nyomtató menedzsment során ezért többek között azt vizsgáljuk:
- melyik készüléket mennyire használják,
- hol jelentkezik túlterhelés vagy alacsony kihasználtság,
- milyen gyakoriak a meghibásodások,
- mennyi kellékanyagot fogyasztanak a készülékek,
- és mennyibe kerül valójában a vállalat teljes nyomtatása.
Ezekből az adatokból már nem megérzések alapján kell dönteni. Láthatóvá válik, hol indokolt más kapacitás, mely készülékek üzemeltetése gazdaságtalan, és hol bújnak meg azok a költségek, amelyek hónapról hónapra észrevétlenül terhelik a vállalat költségvetését.
Miért érdemes nyomtatási auditot készíteni?
Sok vállalat pontosan tudja, mennyit költ papírra, tintára vagy tonerre.
Arra a kérdésre viszont, hogy „És összesen mennyibe kerül nálunk a nyomtatás?”, már jóval nehezebb pontos választ adni.
Ebben segít a nyomtatási audit.
A nyomtatási audit vállalatoknak átfogó képet ad a jelenlegi nyomtatási környezetről. Nemcsak azt mutatja meg, hány készülék működik a cégnél, hanem azt is, hogyan használják őket, és milyen költséggel működik a teljes rendszer.
A nyomtatási költség elemzés során érdemes figyelembe venni:
- a kellékanyagok költségét,
- a szerviz- és karbantartási kiadásokat,
- a készülékek beszerzési vagy bérleti költségét,
- az energiafelhasználást,
- a nyomtatási volumeneket,
- a meghibásodásokból eredő kieséseket,
- valamint a felesleges vagy nem hatékony nyomtatásokat.
És van egy költség, amely gyakran kimarad a számításból: az emberi idő.
Ha egy munkatárs kellékanyagot keres, hibát próbál elhárítani, szervizt hív vagy egy elakadt nyomtatási feladat miatt várakozik, az mind olyan idő, amelyet nem a saját munkájára fordít.
Egy-egy ilyen eset jelentéktelennek tűnhet. Több tucat munkatársnál, egy teljes évre vetítve azonban már egészen más a matek.
Pro tipp: ne csak a tinta árát nézze!
A legdrágább nyomtatási megoldás nem feltétlenül az, amelyikhez a legdrágább tinta vagy toner tartozik.
Sokkal nagyobb költséget okozhat egy rosszul méretezett eszközpark, egy rendszeresen meghibásodó berendezés vagy több olyan készülék fenntartása, amelyekre valójában nincs szükség.
A nyomtatási költségoptimalizálás ezért nem egyszerűen azt jelenti, hogy olcsóbban kell nyomtatni. Sokkal inkább azt, hogy okosabban.
Ehhez pedig az első lépés nem feltétlenül egy új nyomtató megvásárlása.
Hanem annak megértése, hogy mi történik jelenleg a nyomtatóparkban – és valójában mennyibe kerül.
